scrummaster.nl

Managers staan vaak voor de uitdaging om er voor te zorgen dat de opdracht zo goed mogelijk wordt uitgevoerd. Zo goed mogelijk als in efficiënt, kwalitatief, met een tevreden klant en medewerker.

Vaak wordt één van de volgende leiderschapsstijlen toegepast:

• Vanuit controle: Een directieve vorm waarbij veel aandacht wordt geschonken aan welke taken worden verricht, hoe ze verricht moeten worden en wat een acceptabele tijdsduur is
• Vanuit vertrouwen: Hierbij wordt de uitvoerende zijn gang gelaten, er van uitgaande dat de vrijheid en creativiteit het beste resultaat opleveren.

De eerste stijl zorgt bij de medewerker frustraties dat deze voelt zich niet erkend in zijn vakmanschap, en voelt zich gecontroleerd en onvrij. De manager is veel tijd kwijt om de voortgang van de medewerker te controleren, taken bij te stellen en te discussiëren of de taken wel de juiste zijn. Bij het verkeerde resultaat verschanst de medewerker zich achter het feit dat hij de taken correct heeft uitgevoerd en dat hij zijn werk dus goed uitgevoerd heeft.

De tweede stijl is voor veel medewerkers veel prettiger, maar voor managers onzekerder met betrekking tot het resultaat. Hij had zich een andere voorstelling gemaakt en het gevolg is dat het nog nodig is om naderhand bijstellingen te maken. De medewerker krijgt het gevoel dat ondanks zijn goede en gedreven inzet het resultaat niet gewaardeerd wordt.

Het boek Leiding geven zonder bevelen beschrijft een stijl die output management genoemd wordt. Bij output management wordt het resultaat voorop gesteld, niet hoe het bereikt dient te worden. De output verwijst naar het doel, de input naar het middel om het doel te bereiken.

Het klikt gemakkelijker dan het is, het doel vooropstellen. Zo is een resultaatverantwoording of een target nog geen output. Voorbeeld is dat het aantal boetes dat een korps moet uitschrijven lijkt op het eerste gezicht een output, maar is het niet. Zelfs de verlaging van bijvoorbeeld de snelheidsvermindering, die het uitschrijven van boetes zou moeten bewerkstelligen is input. De uiteindelijke reden is het terugdringen van ongelukken. Over het aantal boetes en de hoeveelheid snelheidsverminderingsovertredingen valt te discussiëren, het terugbrengen van ongevallen geringer. Een discussie over het doel is natuurlijk mogelijk, maar zal ingrijpender voor beide partijen zijn.

De uitvoering van een project zoals ik ooit heb opgestoken tijdens het stenen tijdperk op mijn opleiding ging sterk vanuit de input uit. Om een project te kunnen beginnen had je requirements nodig, het liefst als het IEEE goedgekeurde Software Requirements Specifiction opgesteld. Daaruit volgen alle activiteiten die het project moet uitvoeren, de basis voor de planning van het project.

Agile breekt met deze traditie en Scrum blijkt bijzonder goed bij output management te passen. Op verschillende niveaus wordt output management toegepast, en je zou zelfs kunnen zeggen dat het verwacht dat het bedrijf werkt volgens output management.

De eerste plaats waar het duidelijk wordt dat output management een natuurlijke match is komt al boven bij hoe een release gemanaged wordt. In plaats van de eerder genoemde Software Requirements Specification is er sprake van een Release Goal. De Product Owner is vrij om dit doel te behalen, zonder dat hem van te voren wordt opgelegd hoe dat precies gehaald dient te worden. Het doel dient als referentie, de Product Owner kan niet zomaar van het doel afwijken omdat hij toevallig aan iets leukers dacht.

De tweede plaats is de backlog lijst. De orginele literatuur beschrijft de backlog als de plaats waar alle werkzaamheden van het team vermeld staan en heeft geen voorkeur voor de vorm. Binnen onze organisatie zie ik dan ook vaak dat de backlog lijst opgesteld is als input, met een behoorlijk gedetailleerd niveau over het resultaat.

Veel mensen zijn echter met de backlog lijst al, onbewust, omgeschakeld naar output management. Hun backlog items zijn beschreven als User Stories, waar de business waarde centraal staan. User Stories worden vaak beschreven als simpele één-regelige statements in de vorm “As a <user> I want <functionality> so that <goal>“, en nog de nog sterkere variant “In order to <goal>, as a <user> I want <functionality>” benadrukt de onderliggende waarde en laat veel vrijheid in de uiteindelijke uitvoeringsvorm en is dus een prima vorm van outputmanagement.

Het team krijgt geen vorm opgelegd welke taken het moet uitvoeren om het doel te halen, het is vrij om de taken zo op te stellen en onder te verdelen als nodig en is vrij om het aan te passen mocht dat nodig zijn. Het is zelfs vrij om, in samenspraak met de business, de eindoplossing aan te passen, zolang het doel er nog mee gehaald kan worden.

Output management heeft zeker niet in het gedachtegoed van de opstellers van Scrum gezeten toen ze het aan het samenstellen waren, maar het past naadloos in een omgeving waar het toegepast wordt. Wellicht is het juist een van de organisatorische hindernissen die het ondervindt bij organisaties die sterk gericht zijn op inputmanagement.