scrummaster.nl

Creative Commons License by Eneas

Het leuke van een groot bedrijf is dat je de hele tijd nieuwe mensen blijft ontmoeten. Zo hoorde ik bij de koffie automaat een paar, voor mij tot dan onbekende, collega’s praten over hun Daily Scrum. Ik kon even stiekem mee blijven luisteren en aangezien ze mij ook niet kenden verwachtten ze geen inbreng van mijn kant.

De Daily Scrum deden ze inderdaad dagelijks, en met het hele team. En zover ik begreep voldeed het redelijkerwijs aan het formaat van ‘wat deed je, wat ga je doen en wat zat er in de weg’. Alhoewel, dat laatste weet ik niet heel zeker.

Hun gezamenlijke klacht was echter dat ondanks de Daily Scrum de Sprint niet gehaald werd. Iedereen noemde de dingen die hij gedaan had en na de Daily Scrum ging men gewoon verder. Aan het eind van de Sprint was wellicht 60% van de dingen gedaan. Dit ging Sprint na Sprint zo.

Voor mij was dit het moment waarop ik mij afvroeg of ze dan de volgende Sprint wat met het bereikte resultaat deden voor hun nieuwe planning en dus besloot ik mij in het gesprek in te mengen. Ze wisten mij te vertellen dat ze inderdaad hun velocity bij hadden gesteld maar dat dit probleem echter bleef.

Hun eigen observatie was dat de Daily Scrum niet leidde tot aanpassing binnen de Sprint, maar ze waren eigenlijk niet zeker of dat wel de bedoeling was van de Daily Scrum. Het gebeurde vaak dat ze op een laat moment – in hun korte sprint – erachter kwamen dat ze het niet gingen halen. De resterende tijd vulden ze dan met het oplossen van diverse bugs. Nuttig werk, maar niet dat waarop de rest van het project gerekend had,

Ik denk dat er meerdere teams zo Scrum doen. Elke dag weer vertellen ze elkaar wat ze gisteren van plan waren te doen – maar niet gedaan hebben – wat ze vandaag zouden willen gaan doen  en dat er niets is wat ze in de weg zit.

Ik denk ook dat er vele “Team Leads-als-ScrumMasters” het niet eens zo erg vinden. De Daily Scrum is voor hen meer een manier om een status rapport te ontvangen en te controleren of hun mensen aan de juiste dingen werken en niet om problemen voor het team op te lossen. En dat is jammer. Door op deze manier er mee om te gaan verwordt het tot een vervelende en nutteloze activiteit.

De Daily Scrum zit niet zomaar in Scrum opgenomen. Een van de basis gedachten onder Scrum is dat je continu moet kijken of je je aan moet passen aan de laatste gegevens die je tot je beschikking hebt. Voor een release doe je dat door je Sprint Planning en Sprint Review, voor het team door middel van een Retrospective. Maar in de Sprint doe je dat door je Daily Scrum.

Door dagelijks naar je taken en je Sprint Burndown te kijken zou je een goed beeld moeten krijgen over waar je staat, maar dat wil nog niet zeggen dat je even stil staat bij je situatie. En dus kom je als team er te laat achter dat je de Sprint niet meer gaat halen en rest alleen nog de optie om een aantal Backlog Items te schrappen en je stakeholders teleur te stellen.

Als ScrumMaster kan je dit verbeteren door dagelijks van de Daily Scrum een STEP moment te maken. De STEP afkorting – Stop, Think, Evaluate & Proceed – helpt je om uit de routine te stappen om je bewust te laten observeren welke keuzes je hebt.

Stop – Het ideale moment wordt je al reeds op een presenteer blaadje aangeboden. De Daily Scrum is het moment om stil te staan bij wat er de rest van de Sprint nog op je pad gaat komen. Toch moet je even expliciet stilstaan bij dit doel. Voorkom dat je het slechts gaat hebben over de inhoud, door middel van de drie vragen, maar het doel, het halen van de Sprint Goal, daarmee uit het oog verliezend.

Think – Waar staan we in de Sprint? Wat moeten we doen om de Sprint Goal te behalen? Als alles goed lijkt te gaan is de verleiding groot om te besluiten door te gaan zoals we reeds deden, maar is dit terecht? Is er nieuwe informatie beschikbaar? Als het krap lijkt te worden, welke opties hebben we voorhanden? Je kunt bijvoorbeeld de scope van een aantal items vereenvoudigen dusdanig dat ze nog wel binnen het doel vallen. Overwerk, ‘s avonds of in het weekend is ook een reële mogelijkheid. De Sprint kan ook geannuleerd worden om aan te geven dat het helemaal niet realistisch meer is. Opties genoeg.

Evaluate – De informatie en de opties zijn hiervoor zonder filtering vergaard en er moet een beslissing genomen worden hoe door te gaan. Wat acceptabel is hangt van het team en bedrijf af. Zo zou overwerk vanuit sustainable pace af kunnen vallen, maar juist weer acceptabel zijn vanuit een team commitment. De scope aanpassen gaat prima in een omgeving die gewend  is om flexibele omschrijvingen te geven, maar is onacceptabel voor bedrijven die gedetailleerde requirements voorschrijven. Wees je bewust van deze filters en stel deze eventueel aan de kaak als ze te benauwend zijn.

Proceed -  Als team neem je een besluit. De uitkomst van deze stap is duidelijk en daarmee ook de verantwoordelijkheid van het team. Ook als het besluit was om gewoon door te rennen in de richting die ingeslagen was.

Om het team vloeiend door deze stappen heen te helpen is goede facilitatie van een proces coach – de ScrumMaster- nodig. Het is een natuurlijk gedrag om zonder stil staan door te lopen om er te laat achter te komen dat je eerder een andere keuze had moeten maken. Het is een natuurlijk gedrag om bij het nadenken over je opties al diverse mogelijkheden uit te sluiten. De ScrumMaster kan het team helpen deze natuurlijke neigingen te overwinnen.

Door elke dag een STEP moment in te bouwen help je het team om eigenaarschap te verkrijgen over het behaalde resultaat en de verwachtingen naar andere stakeholders waar te maken. Op deze manier groeit niet alleen het vertrouwen van de organisatie in het team, maar ook het vertrouwen in eigen kunnen wordt groter. Daarmee wordt uiteindelijk de spiraal omgebogen naar een team wat steeds meer en meer kan en durft te doen.